Soos die meeste mense, is my dae gevul met dringende, maar dikwels onbenullige take.Unsplash Toe Bonnie Ware, 'n palliatiewe verpleegster wat in die laaste weke van hul lewe na terminale pasiënte omsien, vra wat die grootste spyt van mense is, het 5 antwoorde telkens opgeduik:
- Ek wens ek het die moed gehad om 'n lewe aan myself te lei, nie die lewe wat ander van my verwag het nie
- Ek wens ek het nie so hard gewerk nie
- Ek wens ek het die moed gehad om my gevoelens uit te druk
- Ek wens ek het kontak met my vriende gebly
- Ek wens dat ek gelukkiger moes wees
Ek dink baie aan hierdie lys terwyl ek werk.
Soos die meeste mense, is my dae gevul met dringende, maar dikwels onbenullige take. E-posse. Vergaderings. Opvangs. Oproepe.
Dit is soos om 'n kredietkaart met hoë rente af te betaal. Ek werk myself tot op die been, maar maak skaars 'n duik in die beginsel . As ek terugdink aan wat ek in 'n spesifieke week van belang bereik het, kom daar soms nie eers een ding by my op nie. Hoe gebeur dit?
Phil Libin, uitvoerende hoof van Evernote, het tydens 'n gesprek in Stanford hierdie presiese kwessie aangepak en bespreek hoe om te onderskei tussen wat dringend is en wat belangrik is in u lewe:
Dringende take take wat onmiddellik hanteer moet word.
Dit is dinge soos telefoonoproepe, take met naderende sperdatums en situasies waar u vinnig moet reageer. Om op 'n e-pos te reageer, is dit gewoonlik 'n dringende taak as u dit moet doen.
Belangrike take is take wat bydra tot langtermyn missies en doelwitte.
Dit is dinge soos daardie boek wat u wil skryf, die aanbieding wat u wil aanbied vir 'n promosie en die onderneming wat u van plan is om te begin.
Die probleem is dat belangrike take gewoonlik deur dringende take getroef word. As u dus beperkte tyd in u dag het, hoe kan u seker maak dat u tyd afstaan vir belangrike take?
Gebruik 'n besluitmatriks om te besluit wat belangrik is
Een manier om uit te vind wat die belangrikste is, is om die Eisenhower-besluitmatriks : 
Wanneer u dit doen, maak u die kompromie belangrik en dringend.Jamesclear.com/Crew.co
Hierdie eenvoudige kassie is ontwikkel deur Dwight Eisenhower, 'n vyfster-generaal in die Amerikaanse weermag, die opperbevelvoerder van die geallieerde magte in Europa tydens die Tweede Wêreldoorlog, president van die Universiteit van Columbia, o, en 'n twee-termyn Amerikaanse president. in eenvoudige kategorieë:
In die linkerbovenhoek ( Belangrik en dringend ), kan u dinge soos krisisse, sperdatums en probleme stel.
Die hoek regs bo ( Belangrik en nie dringend nie ) kan bestaan uit dinge soos verhoudings, langtermyn beplanning van projekte en ontspanning.
Die onderste linkerhoek ( Nie belangrik en dringend nie ) kan bestaan uit onderbrekings, vergaderings en aktiwiteite.
Die hoek regs onder ( Nie belangrik en nie dringend nie ) kan bestaan uit tydverspilling, aangename aktiwiteite en ander onbenullige take.
Dit is redelik maklik om die nie belangrike, nie dringende dinge uit te skakel nie. Dit is soort van 'n no brainer. U wil so min as moontlik tyd daar spandeer.
Belangrike en dringende dinge is natuurlik ook die eerste dinge wat u moet aanpak.
Maar wat van prioriteit tussen die ander twee kwadrante? Dis waar dinge moeilik raak.
Die meeste mense doen nie eers dringende take nie - die probleem is dat as u altyd dringende take doen, is u nie in staat om belangrike take te verrig nie .
Dringende take kom altyd na vore. En daar sal altyd dringender take wees as wat u tyd het om te verrig, al probeer u hoe hard.
Het u al ooit gesê dat u sê: [X] is regtig belangrik, maar ek het nie nou tyd daarvoor nie?
Wanneer u dit doen, maak u die kompromie belangrik en dringend. Lao Tzu sê: Tyd is 'n geskape ding. Om te sê 'Ek het nie tyd nie' is soos om te sê: 'Ek wil nie.'
Of soos Picasso dit gestel het: Stel eers môre uit wat u bereid is om te sterwe nadat u dit ongedaan gemaak het.
Hoe om belangrike take dringend te maak
Die maklikste manier om seker te maak dat 'n belangrike taak dringend is gee dit 'n sperdatum .
Sperdatums is eintlik wat dringende take dringend maak: die feit dat u dit onmiddellik moet hanteer. 'N Gebrek aan sperdatums is ook wat belangrike take so onbelangrik maak. Dit is gewoonlik die soort ding waarna u uiteindelik kan kom.
U moet byvoorbeeld huur aan die einde van die maand betaal. Dit is 'n sperdatum. Namate die sperdatum nader, word die taak al hoe dringender.
Aan die ander kant is u doel om in vorm te kom belangrik, maar dit is glad nie dringend nie. Doen jy het om teen die einde van die maand na die gimnasium te kom? Waarskynlik nie.
Die eerste ding wat u moet doen as u wil seker maak dat belangrike take gedoen word, is om sperdatums vas te stel. 'N Belangrike taak is byna altyd 'n groot stel take (dit is meer soos projekte) en om 'n sperdatum te bepaal, moet u dit eers opdeel in kleiner take en spertye daarvoor stel.
My gunsteling benadering hiertoe kom uit Kry dinge gedoen , waarin David Allen vra:
Wat is die volgende fisieke aksie wat u moet neem om vordering met hierdie taak te maak?
Dit is die ding waarvoor u 'n sperdatum moet stel.
Dit is nou waar die belangrike deel inkom, want dit is nie genoeg om net 'n sperdatum te stel nie.
Waarom u ernstige sperdatums benodig
Die tweede eienskap van dringende take wat hulle dringend maak, is dat hul sperdatums nie onderhandelbaar is nie.
As u nie die sperdatum haal nie, is daar ernstige gevolge.
Dit is voor die hand liggend waarom dit die geval is met iets soos om nie huur te betaal nie. Eers sal u verhuurder u oproep en op u skree. As u sensitief is vir sosiale druk, sal dit waarskynlik genoeg wees om u huur betyds te betaal. Andersins word u uiteindelik hof toe geneem en uitgesit, wat vir die meeste mense ernstig genoeg is.
Die probleem met net die sperdatums vir belangrike take is dat dit nie outomaties ernstig word nie. As ek sê dat ek voor die einde van die week na die gimnasium moet gaan, is daar basies geen gevolge as u die sperdatum nie haal nie.
Hoe maak u sperdatums dus belangriker? Hier is 'n paar maniere:
1. Maak dit openbaar
Een manier om 'n sperdatum ernstiger te maak, is om dit in die openbaar aan te dui. As u tot 'n sperdatum in die openbaar verantwoording doen, kan u nie net uself mislei nie. Die keersy van hierdie munt is dat as u 'n datum in die openbaar opstel, u beter moet seker maak dat u dit kan haal. Daar is niks soos die spanning om 'n sperdatum te haal wat jy te aggressief vir jouself gestel het nie.
2. Skep belonings en strawwe
'N Ander manier om 'n sperdatum ernstiger te maak, is om 'n beloning op te stel vir die bereiking daarvan of 'n straf wat ontbreek. Sit hierdie stel belonings en strawwe voor die tyd in plek en maak seker dat u nie die persoon is wat verantwoordelik is vir die uitvoering daarvan nie. Skryf byvoorbeeld 'n tjek van $ 2000 aan een of ander politieke organisasie wat u haat, gee dit aan u vriend en sê vir hulle om dit te stuur as u nie die sperdatum haal nie.
3. Hou ander verantwoordelik
As u ander (soos lede van u span) verantwoordelik hou vir spertye, is dit belangrik om mense te laat besef hoe belangrik sperdatums vir u belangrik is. U kan nie gemiste sperdatums duld nie. En dit beteken dat u eintlik moet inboek en ongemaklike gesprekke voer as sperdatums misloop. As u dit nie doen nie, sal mense verstaanbaar aanvaar dat sperdatums nie vir u so belangrik is nie, en dat hulle al hoe meer begin terugstoot of mis.
4. Stel konstante aanmanings vir jouself
Dit is baie maklik om 'n sperdatum te ignoreer, tensy u 'n konstante herinnering het. Dringende take het dikwels ingeboude herinneringe, soos u vriend of huweliksmaat wat u aanhou om iets te doen. Vir belangrike take moet u self die herinneringe opstel. Sit vakkies om u lessenaar. Stel kalendergebeurtenisse of tydopstellings in. Sit 'n teken by u spieël in die badkamer. Doen alles waarvoor u moet doen.
*****
Lyk dit baie werk? Wel, dit kan eers wees. Maar met verloop van tyd word dit makliker, en u sal agterkom dat u baie minder gestres voel.
U sal altyd genoeg dringende take hê om 'n hele dag, week, jaar of selfs 'n leeftyd in te vul. Maar waaraan u regtig die meeste van u energie moet spandeer, is om belangrike dinge te bereik, sodat u nie 'n lys van spyt vind oor dinge waarvoor u nooit tyd gehad het om te doen nie.
Jory MacKay is 'n redakteur @CrewLabs , waar hierdie pos oorspronklik verskyn . Wil u leer om die beste weergawe van u te word? Klik hier om aan te sluit by die duisende vervaardigers en entrepreneurs wat ons weeklikse e-pos ontvang om u kreatiwiteit en produktiwiteit te verhoog.
